「プライバシーポリシーの記載内容は？」
「プライバシーポリシーを書くときの注意事項を知りたい」
プライバシーポリシーは、自社が個人情報保護法に準拠している旨を表明する大切な文書です。ユーザーからの信頼獲得や安定した事業経営に、プライバシーポリシーの記載は欠かせません。
しかし、プライバシーポリシーを初めて書く場合、内容に戸惑ってしまうのではないでしょうか。
そこで本記事では、プライバシーポリシーの正しい書き方をテンプレートとともに紹介します。
プライバシーポリシーの役割
プライバシーポリシーは、個人情報の利用目的についてまとめられる文書のこと。「個人情報保護方針」とも呼ばれます。ホームページが個人情報保護法に準拠していることを示す役割があります。
プライバシーポリシーのホームページへの記載自体は、法律で義務付けられていません。しかし、行政通達上は作成が推奨されています。
ユーザーの信頼を得るうえでも重要な文書なので、ホームページへの掲載はしておくべきでしょう。
また、プライバシーポリシーに似た文書に利用規約があげられます。利用規約は、プライバシーポリシーと同一ではありません。
利用規約は、サービスのルールをまとめた文書のこと。サービスのユーザーと提供者との契約書のような役割を担います。
利用規約にはユーザーと提供者の双方を、法的に拘束する力があります。
一方、プライバシーポリシーは、事業者が個人情報の取り扱い方法を自主的に定めた文書です。つまり、プライバシーポリシー自体に法的な効力はないと把握しておきましょう。
プライバシーポリシーに書くべき内容
プライバシーポリシーに書くべき内容は、以下のとおりです。
- 企業情報
- 個人情報を取得する方法
- 個人情報を活用する目的
- 個人情報の第三者への提供について
- 個人情報を管理する方法について
- 個人情報の開示や訂正への対応について
- 個人情報取り扱いにおける問い合わせ先
- セキュリティ（SSL）について
- cookieについて
- 免責事項
なお、個人情報保護法の改正や社会情勢の変化によって、プライバシーポリシーに記載すべき内容は変化します。
個人情報の取り扱いについて、最新の内容を盛り込むことが大切です。
プライバシーポリシーの書き方テンプレート
ここからは、プライバシーポリシーの書き方をテンプレートとともに紹介します。
プライバシーポリシー
A社（以下、「当社」といいます）は、ユーザーの個人情報の取扱いについて、以下の通りプライバシーポリシーを定めます。
1. 個人情報の取得方法
当社は会員登録時に、氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先などの個人情報を取得させていただきます。また、お問い合わせフォーム送信時に、氏名、メールアドレスを取得させていただきます。
2. 個人情報の利用目的
当社が個人情報を取得する目的は、以下のとおりです。
- お知らせやキャンペーン情報通知のため
- 利用規約に違反したユーザーを特定し、ご利用をお断りするため
- ユーザーご自身に登録情報の閲覧や変更を行っていただくため
- 上記の利用目的に付随する目的
3. 個人情報の第三者提供について
当社は法令及びガイドラインに別段の定めがある場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
4. 個人情報の管理方法
当社は個人情報を正確かつ最新の内容に保ち、不正アクセス、漏えい、改ざん、滅失などを防ぐため、全従業員への教育研修や定期点検を行っています。
5. 個人情報の開示・訂正への対応
当社は本人からの個人情報の開示、訂正を求められた場合、遅滞なく本人に通知します。個人情報の利用目的の通知や訂正、利用停止を希望される方は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。個人情報の開示には、手数料（1件あたり1,000円）を頂戴しておりますので、あらかじめご了承ください。
6. セキュリティ（SSL）について
当社のWebサイトは、お客様の個人情報を保護するため、SSL（Secure Sockets Layer）技術に対応しています。ユーザーの個人情報を自動的に暗号化することで、漏えいや改ざんを防ぎます。
7. Cookieについて
当社のWebサイトは、ユーザー体験の向上やサービス品質の向上のために、Cookieを使用します。Cookieとは、ユーザーのパソコンを識別することで、効率的に当社のウェブサイトを利用できる機能です。なお、ウェブブラウザの設定により、無効にすることも可能です。
8. 免責事項
利用者が当社Webサイトの情報を用いて行う一切の行動に関して、当社は一切の責任を負わないものとします。また、利用者が当社Webサイトの利用によって生じた損害及び第三者に与えた損害に関して、一切の責任を負わないものとします。
9. 個人情報取り扱いに関する問い合わせ先
本ポリシーに関するお問い合わせは、以下の窓口までお願いします。
住所：
社名：
代表取締役：
担当部署：
メールアドレス：
なお、上記のテンプレートはあくまでも参考にすぎません。
実際にプライバシーポリシーを書くときは、自社の個人情報利用について最適化し、網羅的に記載しましょう。
プライバシーポリシーの書き方でおさえたいポイント5つ
では、プライバシーポリシーの書き方でおさえたい5つのポイントを紹介します。
- 個人情報を定義する
- 具体的な利用目的を記載する
- 個人情報を第三者に提供する可能性があるなら明記する
- 本人による開示請求などの対応方法を明記する
- 共同利用する可能性があるなら明記する
1.個人情報を定義する
まず、自社が保有する個人情報を定義しましょう。
顧客や取引担当者、従業員、求職者など、個人情報にはさまざまな種類があります。個人情報の種類によって利用目的が変わるため、プライバシーポリシーも利用目的に合わせて記載しなければなりません。
そこで、プライバシーポリシーを書く前に、自社が保有する個人情報の洗い出しが大切です。
2.具体的な利用目的を記載する
プライバシーポリシーには、利用目的を具体的に記載しましょう。
「サービス運営・改善に利用します」のような抽象的な表現は避けてください。利用目的が曖昧だとユーザーからの安心感も得られません。
ユーザーがプライバシーポリシーを読んだ時に、どのように個人情報が使われるのかをイメージできるように利用目的を書きましょう。
3.個人情報を第三者に提供する可能性があるなら明記する
第三者に個人情報を提供する可能性がある場合は、プライバシーポリシーにその旨を明記しなければなりません。
ただし、第三者への情報提供には本人の同意が必要です。同意を得ずに第三者へ個人情報を提供しない旨も、あわせてプライバシーポリシーに掲載してください。
4.本人による開示請求などの対応方法を明記する
また、本人による開示請求などの対応方法も、プライバシーポリシーに明記しましょう。
個人情報保護法では、本人からの保有個人情報の開示や訂正、利用停止などを事業者に課しています。
具体的には、開示請求の問い合わせ先や手数料の有無など、実際に行う際に必要な情報を明記しておきましょう。
5.共同利用する可能性があるなら明記する
個人情報を共同利用する可能性がある場合は、その旨もプライバシーポリシーに明記してください。
例えば、自社のグループ会社で個人情報を共同利用する場合。プライバシーポリシーで本人が確認できる状態にすれば、逐一同意を得ずとも共同利用できます。
もし、共同利用の可能性が少しでもあるなら、プライバシーポリシーへ盛り込みましょう。
プライバシーポリシーを書くうえでの注意点
プライバシーポリシーを書くうえでの注意点は、以下の2点です。
- テンプレートの丸写しは避ける
- Webサイトのトップからアクセスしやすい位置に設置する
テンプレートの丸写しは避ける
プライバシーポリシーを書くうえで、テンプレートの丸写しは避けましょう。
事業内容が似ているテンプレートであっても、詳細も自社に適した内容に書き直す必要があります。
テンプレートはあくまでも参考程度に利用し、自社に適した記載内容にしましょう。
Webサイトのトップからアクセスしやすい位置に設置する
プライバシーポリシーは、Webサイトのトップからアクセスしやすい位置に設置することが大切です。
プライバシーポリシーの設置場所は指定されていません。しかし、ユーザーが閲覧しづらい場所に設置すると、多くの方がプライバシーポリシーの存在を確認できないでしょう。
プライバシーポリシーは、トップページからワンクリックで遷移できるように、フッター部分に設置しておきましょう。
プライバシーポリシーの作成方法
では最後に、プライバシーポリシーの作成方法を2つ紹介します。
- テンプレートや同業他社を参考に作成する
- 行政書士や弁護士に依頼する
テンプレートや同業他社を参考に作成する
最も手軽な方法として、テンプレートや同業他社を参考にする方法があります。業界が近いなら、内容が類似する部分も多いでしょう。
しかし先述のとおり、その他のプライバシーポリシーの丸写しはできません。
あくまでも参考程度に、プライバシーポリシーの記載内容は、自社に適したものを書きましょう。
行政書士や弁護士に依頼する
行政書士や弁護士に、プライバシーポリシーの作成を依頼するのも方法のひとつです。
依頼費用がかかるものの、法律に準拠した最適なプライバシーポリシーを作成してもらえます。
プライバシーポリシーを自社で作成しようと思うと、負担がかかり、ミスも生じないか不安になるでしょう。少しでも不安が残る場合は、専門家への依頼を検討してみてください。
まとめ：プライバシーポリシーは適切な書き方で作成しよう
プライバシーポリシーは、自社における個人情報の利用用途に沿って、正しく記載することが大切です。
プライバシーポリシーが適切に記載されていなければ、ユーザーからの信用を失いかねません。
ユーザーからの信頼を掴み取るためにも、適切なプライバシーポリシーの作成を目指しましょう。
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