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PDCAサイクルとは?うまく使う3つのポイントを徹底解説!

PDCAサイクルとは?うまく使う3つのポイントを徹底解説!

「PDCAサイクル」とは、生産管理や品質管理の業務を効率化するために用いられるセルフマネジメントメソッドです。
この記事を読まれている方の中には、以下のような悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。

  • PDCAサイクルをうまく活用する方法が分からない
  • そもそもPDCAサイクルについて理解できていない

今回の記事では、「PDCAサイクルとは一体どのような手法なのか」や「PDCAサイクルをうまく活用するポイント」について徹底解説します!

PDCAサイクルとは何か

PDCAサイクルとは何か

まず、「PDCAサイクル」の「PDCA」とは、以下の4つの単語の頭文字をとって付けられた名称です。

  • plan(計画)
  • do(実行)
  • check(評価)
  • action(改善)

上記4つのプロセスを繰り返し行うことで、業務の効率化や継続的な業務改善を目指す手法を「PDCAサイクル」といいます。

PDCAサイクルは1950年代に品質管理研究の第一人者である、ウィリアム・エドワーズ・デミング博士によって提唱されました。

その後、1990年代の後半になると日本でも導入されるようになり、現在では業界・業種を問わずに採用されているセルフマネジメントメソッドです。

PDCAの各プロセスについて

PDCAの各プロセスについて

先ほどお伝えしたように、「PDCAサイクル」とは「plan・do・check・action」の4つのプロセスを回していくことで、業務や品質の改善を目指すセルフマネジメントメソッドです。

ここでは、PDCAサイクルにおける各プロセスの詳細を紹介します。

plan:計画

まず、PDCAサイクルの一つ目のプロセスである「plan」では、PDCAサイクルを回すことで達成したい目標や行動計画の設定を行います。

ここで立てる目標や計画は具体的に、できれば数字で把握できる指標などを用いることが大事なポイントです。

この段階でゴールを明確にすることで、今後どのように動くべきかを把握しやすくなります。

また、5W2Hの項目を一つずつ考えるというのも、具体的で分かりやすい実行計画を立てやすくなるのでおすすめの方法です。

do:実行

計画を立てたら、次は「do」のプロセスへ移行します。

doは単純に「実行」という意味だけでなく「試行」という意味も含まれており、計画通りに実行した結果、効果があったのか検証も行うプロセスです。

また、planの段階で立てた計画は一度に実行するのではなく、少しずつ実行に移していきます。

試行していく中で、計画通りに進まないことや失敗したことなど、あらゆる課題も浮き彫りになるでしょう。

改善が求められる部分については、後に続くcheckやactionのプロセスで把握する必要があるため、客観的なデータを記録しておく必要があります。

check:評価

「check」は計画を実行に移した結果から、以下のような点を確認する段階です。

  • 計画通りに実行できたのか?
  • 設定した目標や数値を達成できたか?またその達成度合いは?
  • 成功要因もしくは失敗要因は何か?

上記のような項目で、doの段階で記録しておいた数値やデータなどを具体的根拠とし、分析・評価を行います。

ここで得られた分析結果や評価は次のプロセスであるactionにつながるので、入念に行わなければなりません。

action:改善

checkで明らかになった課題や問題点から改善案を検討するのが、PDCAサイクルの最後のプロセスである「action」です。

ここで出てきた改善案はより実現性の高いものを採用し、次のサイクルのplanにつなげます。

また、評価をもとに「計画を引き続き実行するのか、もしくは中止・延期するのか」という判断もこのプロセスで行います。

PDCAサイクルはここで終わりではなく、また新たなplanへとつながり、試行錯誤をしていくのです。

OODAサイクルとの違い

OODAサイクルとの違い

最近はスタートアップ企業などを中心に、以下の4つの単語の頭文字をとった「OODAサイクル」というメソッドもよく取り入れられています。

  • observe(観察)
  • orient(状況判断、方針決定)
  • decide(意思決定)
  • act(行動)

OODAサイクルは、計画を立てるほどのリソースがない場合やそもそも計画を立てる必要性がない場合を想定されているのが特徴。

PDCAサイクルとOODAサイクルの違いは以下の通りです。

  • PDCAサイクル:前例をもとに中長期的な視点で利用されるメソッド
  • OODAサイクル:迅速な判断・行動が求められる市場などに対応しやすいメソッド

PDCAサイクルとOODAサイクルは、上記のような違いがあるため、状況に合わせて使い分ける必要があります。

PDCAサイクルにおけるメリット

PDCAサイクルにおけるメリット

ここまで、PDCAサイクルの特徴やOODAサイクルとの違いを解説してきました。

では、PDCAサイクルを導入するメリットとはどのようなものがあるのでしょうか?

PDCAサイクルのメリットを大きく3つに分けて紹介します。

これからの目標が明確になる

PDCAサイクルを導入することで、まず挙げられるメリットとしては「ゴールが明確化する」という点があります。

PDCAサイクルを採用した場合、planの段階で目指すべきゴールや達成すべき数値などを明確化しているはずです。

チームや個人が達成すべきことをはっきりさせることで具体的な施策も考えやすくなり、どのように実行すべきかといった、ゴールまでの道筋もクリアになります。

現時点での課題がハッキリする

PDCAサイクルでは、定期的に計画や結果について分析・評価を行うため、サイクルを回している間は抱えている課題を把握しやすいというメリットがあります。

planの段階で定めた数値指標と実際の結果のギャップから問題点やその要因について、考えるようになるので、現時点での課題もハッキリしやすいです。

また、課題点が明瞭になることでどのように行動すれば改善・向上するのか、考える習慣ができる点もメリットといえるでしょう。

業務を継続的に改善できる

PDCAサイクルでは、単純に計画を立てて行動するだけではなく、定期的に自分が行っている業務やプロジェクトについて見直す機会を定期的に得られます。

そのため、PDCAサイクルを回し続けることで、継続的に改善していく習慣が作られる点もメリットです。

PDCAサイクルを回すと、螺旋階段を上がっていくようなイメージで少しずつ改善されていきます。

PDCAサイクルにおけるデメリット

PDCAサイクルにおけるデメリット

PDCAサイクルには上記で述べたようなメリットがあることは分かりましたが、やはりデメリットもいくつかあります。

ここでは、PDCAサイクルの弱点について解説するので、導入を検討している方はチェックしてみてください。

スピード感に欠ける

まず、PDCAサイクルのデメリットとして、「スピード感に欠けてしまう」という点が挙げられます。

サイクルを回す中で、課題が分かったり改善案を思いついたりしてもすぐに反映させるのではなく、まずは本来の計画と実行に対して評価をしなければなりません。

そのため、PDCAサイクルは改善するまで時間がかかりやすく、迅速な対応や変化を求められる場合では効果を発揮しにくいです。

変化が激しく、知識やデータが日々更新されるような業界などではデメリットを感じやすい部分でしょう。

前例ありきになる

PDCAサイクルは過去に蓄積したデータや施策を元に、改善案を考えだすというメソッドです。

既に前例があって、新たに別の方法で取り組む必要がない場合は有効な手法といえます。

ただ、過去の実績をもとに改善を重ねていくという面がメリットである一方で、前例主義に陥りやすい点はデメリット。

そのため、参入したことがない市場や未開拓の層をターゲットとするようなプロジェクトではPDCAサイクルの導入は適していません。

PDCAそのものが目的化する

PDCAサイクルはそもそも、計画の策定、実行や記録などをしなければならず、それなりに手間・時間がかかります。

そのため、PDCAサイクルを回しているうちに目標を達成するのではなく、「プロセスを実行することに一生懸命になってしまった…」という失敗談は多いです。

PDCAサイクルはあくまでも、目標達成のための手段であり、サイクルを回すこと自体が目的化してしまっては本末転倒です。

当初のゴールを見失うと、サイクルを回すこと自体が目的化しやすいので注意しましょう。

PDCAサイクルをうまく活用するための3つのポイント

PDCAサイクルをうまく活用するための3つのポイント

この記事を読んでいる方の中には、「いざ、PDCAサイクルを導入してみたけどうまくいってない…」という方もいるのではないでしょうか。

PDCAサイクルを利用するには、いくつかポイントがあります。ここではうまく活用するポイントを紹介します。

最終的なゴールをきちんと決める

「最終的には売上を前年同月比で20%アップさせ、新規顧客は30件獲得したい」といった、数値的指標で具体的にゴールを決め、しっかりと深堀りしておくのが重要です。

抽象的な目標よりも具体的で分かりやすい目標の方が、次のアクションをどうとるべきか考えやすくなります。

また、PDCAサイクルを利用すると次のような状況にも陥りやすいです。

  • サイクルを回すこと自体が目的化してしまう
  • サイクルを回すことで満足してしまう

目標を見失ってPDCAサイクルを回すこと自体が目的化しないよう、最終的なゴールはきちんと決めましょう。

サイクルを回し続ける

まず、PDCAサイクルには即効性はなく、たった数回行っただけでは効果はないと認識しておきましょう。

何度も繰り返して回すことで、浮き出てくる問題点や課題もあります。

見つけた問題点の要因を検証し、新たな改善案をPDCAサイクルに組み込んで調整していくことで、全体が改善する仕組みです。

PDCAサイクルを回す時は、「螺旋上に向上する=スパイラルアップ」のイメージを持っておくと分かりやすいでしょう。

結果が出ないからといってすぐに辞めずに、一定期間はサイクルを回し続けることが結果につなげるポイントです。

目標や改善点をつねに記録する

PDCAサイクルでは目標はできる限り数値化して具体的な改善案を考え、得られたデータなどをもとに客観的に判断しなければなりません。

そのため、目標や改善は記録しておかなければ、達成率や進度が不明瞭になりやすいです。

PDCAサイクルは過去の事例をベースに業務効率化・目標達成を目指すメソッドなので、つねに記録することを怠らないようにしましょう。

チーム単位でサイクルを回すのであれば、「Googleドキュメント」や「スプレッドシート」などで共有しておくと便利です。

各社のPDCAサイクルを使った事例

各社のPDCAサイクルを使った事例

この記事を読まれているビジネスパーソンの中には、PDCAサイクルを使って成果を出した企業の事例が気になる方も多いでしょう。

ここでは、PDCAサイクルを使って成果を出した企業を3社紹介します。

トヨタ

トヨタでは「ムリ・ムラ・ムダ」を徹底的に排除して、効率よく自動車を生産しており、PDCAサイクルをベースに事業を運営しています。

例えば、トヨタの生産現場では標準化された作業から外れた異常が起こった場合、機械が自ら停止する「自働化」を導入しています。

機械が止まると管理者・監督者が原因を突き止め、改善して新たに標準作業に取り組むというサイクルで、徹底したPDCAサイクルです。

ソフトバンク

ソフトバンクでは、「高速PDCA」というメソッドを導入しています。

「高速PDCA」は毎日check(評価)を行うことをベースとして、翌日からaction(改善)につなげるというスピード感が最大の特徴です。

大きな目標を立てた後に、さらに小さな目標やタスクを設定し、毎日検証できるようなサイクル作りを徹底しています。

スピード感に欠けるPDCAサイクルの弱点をうまくカバーしたメソッドといえるでしょう。

GMO

GMOインターネットグループのECソリューション事業などを展開するGMOメイクショップでは、もともとPDCAサイクルを導入していました。

しかし、PDCAサイクルが途切れてしまったり、ムダな部分があったりと問題点を抱えていたようです。

そこで、PDCAサイクルを回すのに効果的なSFA・CRMシステムを導入し、会議の短縮化や案件の取りこぼしゼロという成果を出しました。

ツールとPDCAサイクルの掛け算でうまく成果を出した実例です。

PDCAサイクルは時代遅れ?

PDCAサイクルは時代遅れ?

最近では、「PDCAサイクルは古い」といった声もよく見かけ、実際OODAサイクルが主流になりつつあります。

ただ、PDCAサイクルとOODAサイクルのどちらかが優れているというわけではなく、それぞれメリット・デメリットがあります。

それぞれのサイクルで、使用するのに適した状況は以下の通りです。

  • PDCAサイクル:過去の実績がある・ゼロベースで取り組む必要がない
  • OODAサイクル:前例がない・変化のスピードが速い・スタートアップ企業

状況に応じて、どちらのサイクルを導入すべきか適切に判断しなければなりません。

まとめ

今回の記事では、PDCAサイクルのプロセス一つ一つの解説からメリット・デメリット、うまく活用するポイントなどを紹介してきました。

最近では、OODAサイクルが主流になりつつありますが、決して「PDCAサイクルが使えない」というわけではありません。

PDCAサイクルの強みや特徴を理解し、適切な状況で導入すれば高い成果を出せるメソッドです。

PDCAサイクルを取り入れながら着実に目標へ進んでいきましょう!

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