「上手くアポ取りをするコツがわからない……」
「苦労しているアポ取りを代行してもらいたい……」

相手先企業とのアポ取りをしている企業は、このように考えているでしょう。

アポ取りは事前準備が重要で、電話やメールのやり方にもコツがあります。

そこでこの記事では、アポ取りが上手くいくコツと準備項目を解説します。おすすめのアポ取り代行会社についても紹介しているので参考にしてみてください。

アポ取りとは？

アポ取りとは、面会や商談を行なう日時の約束をとりつけることを指します。

アポ取りをする目的は、事前に互いの都合の良い日時を約束したうえで、面会・商談をすることで、自社と相手先企業の時間を無駄にせず円滑に物事を進めるためです。

例えば、事前に約束をとりつけずに来社して突然面会を希望しても、外出中であったり重要な会議に出席していたら会うことはできず、無駄足となってしまいます。

相手先企業の状況も把握せずに一方的に面会・商談を希望することはビジネスマナーにも反する失礼な行為にあたるため注意が必要です。

また商談前に、アピールしたい商材について説明する資料を準備できます。

相手先企業に、商材の特徴やメリットがしっかりと伝わる資料を準備したうえで、商談を進めれば成功率がアップする効果が期待できるでしょう。

アポ取りの方法4選

アポ取りの方法を大きく分けて4つ挙げられます。

• 電話でのアポ取り
• メールでのアポ取り
• お問い合わせフォームでのアポ取り
• 交流会に参加してアポ取り

以下では、アポ取りの方法について解説していきます。

電話でのアポ取り

企業に電話をかけてアポ取りをすることをテレアポと言います。

電話でアポ取りをすると、相手先企業と直接会話ができるためコミュニケーションが取りやすく、スムーズなやりとりが可能な点がメリットです。

メールやお問い合わせフォームからの連絡と異なり、返信を待つ必要がなくその場でやりとりが完結するため円滑に話を進められます。

メールでのアポ取り

相手先企業の公式ホームページに記載されている、企業アドレスからメールを送付してアポ取りをする方法もあります。

相手先企業は、メールの内容を確認できるタイミングで開封するので、電話のように時間を一方的に時間を拘束されない点がメリットです。

メールの場合、一斉送信によってアポ取りの手間や時間を削減できます。

お問い合わせフォームでのアポ取り

相手先企業の公式ホームページにある問い合わせフォームから、アポを取る方法もあります。

お問い合わせフォームからのアポ取りなら、相手先企業のタイミングで内容を確認して返信ができるので、メール同様に時間に縛られない点がメリットです。

企業によっては「セールス営業お断り」としている場合もあるため、お問い合わせフォームからアポ取りをする前に注意書きを確認しておきましょう。

交流会に参加してアポ取り

ビジネスに関する交流会に参加して、参加者に対して商談を持ちかける方法もあります。

交流会の参加者と会話をする際に、名刺を差し出し、自社の商品・サービスの強みをアピールして商談につなげることができます。

交流会の参加者との商談が決まらなくても、参加者の知り合いの企業を紹介してもらえたり、人脈が広がって新たなビジネスが始まる可能性もあるのでおすすめです。

アポ取り前に行うべき準備

アポ取りの前には事前に下準備をしておくことが大切です。

• 目的を明確化する
• 自社の商材の強み・市場調査をする
• 企業の情報をリサーチする
• 企業へのアピールポイントをまとめる
• 候補日をいくつか用意する
• トークスクリプトを準備する

以下では、アポ取りの事前準備の項目について詳しく解説していきます。

目的を明確化する

まず、なぜアポ取りをする必要があるのか、その目的を明確化させましょう。

自社の商材やサービスを知ってもらいたい、使ってもらいたいからアポ取りをして魅力を伝えるなど、目的を明確化すると相手先企業に誠意が伝わるプレゼンができます。

自社の商材の強み・市場調査をする

自社の売り込みたい商材について正確に理解し、強みを説明できるようにしましょう。

また、市場調査をして市場でニーズのある商材やトレンドを把握し、競合他社の商材との比較をしておくと、相手先企業が自社の商材を選択しやすくなります。

企業の情報をリサーチする

アポ取りをしたい企業の目星をつけたら、相手先企業の情報を詳しく理解できるようにリサーチしましょう。

相手先企業を熟知したうえでアポ取りすれば、自社の商材をどのように活かしてもらえるかを積極的にアピールできます。

企業情報をしっかりと認識した上でアポ取りされると、相手先企業から好印象を持ってもらえて話を円滑に進められるでしょう。

企業へのアピールポイントをまとめる

自社の特徴や売り込みたい商材のアピールポイントをまとめておきましょう。

メリットがたくさんあったとしても、要点がまとまっていないまま話をしてしまうと最も伝えたいことが伝わらない恐れがあります。

最もアピールしたいことは何なのかを明確にして、ポイントをしっかりと伝えるように意識しましょう。

候補日をいくつか用意する

アポ取りは、自社の都合から考えた1つの候補日だけでは相手先企業の都合がつかない可能性があるので、いくつか候補日の用意が大切です。

例えば、1日だけ候補日を挙げて都合が合わないとなった場合、改めて日程を決めなおさなくてはならず、また後日の連絡で先延ばしになります。

曜日や時間帯などを調整して、相手先企業の希望する日時に対応できるように複数の候補日を用意しておきましょう。

トークスクリプトを準備する

相手先企業との会話の台本となるトークスクリプトを用意しておけば、会話が円滑に進みます。

話の順番や内容がまとまらずに頭に浮かんだことから話していくと、本来伝えたかったことが伝わらなくなったり、目的を見失ってしまいます。

トークスクリプトは、結論から伝えるようにして簡潔にしておくことがポイントです。

以下のトークスクリプト例を参考にしてみてください。

• 興味を惹く導入
• 自社のアピールポイント
• 相手先企業が得られるメリット
• 想定される質問と回答候補

トークスクリプトはシンプルかつ、相手先企業のあらゆる返答を想定して作成しましょう。

電話で上手にアポ取りをするコツ

電話でアポ取りをするときは、下記の点に気をつけましょう。

• 架電のタイミングを考える
• 好印象を与える話し方を意識する
• 電話の目的を明確に伝える
• 需要を確認して課題解決を前提に話を進める
• 相手の話を聞いて一方的に話を進めない
• 詳細を伝えすぎずに次へつなげる
• 所要時間を明確にしてアポ取りをする
• アポ取りした日時を復唱する
• お礼を伝える

以下では、上手にテレアポするコツを解説します。

架電のタイミングを考える

相手先企業の始業時間から1時間後、終業時間の1時間前を目安とした架電がおすすめです。

例えば、始業してすぐや終業直前は、業務が立て込んでいることが多いため、テレアポに対してマイナスなイメージを持たれやすく、話が上手く進みません。

また、昼休みや営業時間外の電話は人手が少なくなっており、アポ取りの決裁者が不在のケースが考えられます。

週明けや月末は業務に追われていることが考えられるので、好ましくありません。

電話をかけるタイミングを考えて、相手先企業の迷惑にならない時間帯を選びましょう。

好印象を与える話し方を意識する

電話をかけるときは、直接会って話すときよりも、声のトーンを上げて、ゆっくりハキハキと話すことを意識しましょう。

電話でのやりとりでは、顔が見えず表情や身振り、雰囲気などを視覚的に感じとれません。

相手に話の内容がよく伝わるように、いつもよりも少し声のトーンを上げて明るい声色で、早口にならないようにゆっくりとハキハキと話すと好印象を与えられます。

電話の目的を明確に伝える

電話をかけたら最初に電話の目的を明確に伝えましょう。

相手先企業は業務の間に電話応対をしているため、アポを取る必要がない場合は早々に電話を切りたいと考えるでしょう。

電話の目的を明確に伝えた上で話を進めることで、双方が時間を無駄にすることなく済みます。

需要を確認して課題解決を前提に話を進める

相手先企業に自社の商材の需要があるかを確認しましょう。

自社の特徴やアピールしたい商材の強み・メリットを伝えたうえで、相手先企業に需要があり、自社の商材を利用することで課題解決につながることを前提に話を進めます。

一方的な商材のアピールではなく、相手先企業が抱えている課題を解決できれば、アポ取りが上手くいく可能性が高くなります。

相手の話を聞いて一方的に話を進めない

会話が一方的にならないように、電話をかける際は十分に注意しましょう。

自社の商材をアピールしなくてはなりませんが、一方的に押し売りするような形になると相手先企業にマイナスなイメージを与えてしまいます。

相手先企業の話をよく聞いた上で、双方が納得のいく話の進め方をしていく必要があります。

話が長くならないように注意する

電話をかけることによって、相手先企業の貴重な業務時間を割いてもらう必要があります。

長時間電話をかけてしまうと、他の業務に支障をきたして迷惑になるので、要点をまとめて簡潔に話すように意識しましょう。

詳細を伝えすぎずに次へつなげる

電話口で全ての内容や詳細を伝えすぎないように注意しましょう。

詳細まで伝えすぎると興味関心がなくなり、電話口で判断されてしまい、次につながらなくなる可能性があります。

相手先企業に「気になる」「もっと話が聞きたい」と感じさせることができれば、商談に進みやすくなります。

所要時間を明確にしてアポ取りをする

商談に必要な所要時間を明確にしてアポ取りをしましょう。

相手先企業の貴重な時間を割いてもらっているため、商談にかかる想定時間を提示しておけば、業務の都合を考慮しやすくなり、成功につながる可能性が高いです。

例えば、商材には非常に興味があるが時間が取れないから断るという場合に、所要時間を提示すれば「30分ならOK」など時間交渉がしやすくなり、商談のハードルが下がります。

アポ取りした日時を復唱する

アポを取った日にちと時間を、しっかりと復唱することが大切です。

電話のアポ取りは、メールや問い合わせのように文字でのやりとりではありません。

互いにメモを取ってアポ取りの日時を記録することになるため、日時の再確認が非常に重要になります。

例えば「それでは、また〇月〇日の〇時によろしくお願いいたします」など、一言再確認するだけで、ミスを防げます。

お礼を伝える

電話対応の相手に、電話を切る前に改めてお礼を伝えましょう。

時間をとって対応してもらえたこと、アポ取りができた場合は、アポを取ってもらえたことに対してきちんとお礼を伝えることが大切です。

メールで上手にアポ取りするコツ

メールでアポ取りをする際は、下記のポイントを抑えましょう。

• アポ取りの定型文を作る
• 基本的な文章を作っておき名前や文章を相手に合わせて修正する
• 件名に要件を入れる
• 本文に要件を冒頭で伝えて興味を引く
• 分かりやすくシンプルな文章にする
• アポ取りまでのスムーズな導線を伝える
• メリットをアピールする
• 期限を設定して返信をもらえるようにする
• やり取りが分かりやすいように返信には「Re:」をつける
• お礼メールを送る

以下では、メールで上手にアポ取りをするコツを紹介します。

アポ取りの定型文を作る

メールでアポ取りをする際は、事前に基本的な定型文を作っておきましょう。

定型文を作っておけば、1社ずつ毎回新しく文章を考えて作る必要がなくなり、業務の効率化が図れます。

相手先企業に送付する際は、企業名やアピールしたい商材が相手先企業に与えるメリットなどの文章を相手に合わせて修正すると好印象を与えられます。

件名に要件を入れる

件名に要件を入れて、メールを開封しなくてもどのような内容のメールなのかが一目でわかるようにしましょう。

企業のメールアドレスには、日々大量のメールが届くため、件名を見て開封するか判断されます。

相手先企業の負担を軽減し、メールが未開封のままスルーされてしまわないために、件名で要件が伝わるようにすることが大切です。

本文に要件を冒頭で伝えて興味を引く

メールの本文は、冒頭で要件を伝えて相手先企業の興味関心を引きましょう。

メールを開封して内容を確認するまで、読み進めていかなくてはわからない場合、マイナスなイメージを与え、最後まで見てもらえない可能性があります。

本文の冒頭で要件がわかれば、読み進めてもらえて次につながる可能性が期待できるでしょう。

わかりやすくシンプルな文章にする

メールの文章は長くならないように、わかりやすくシンプルな文章を心がけることが大切です。

要点がまとまっていない、だらだらと書かれた長文はしっかりと読んでもらえない可能性が高いため、アポ取りが成功しません。

簡潔でわかりやすいシンプルな文章にすることで好印象を与え、次につながる可能性が期待できます。

アポ取りまでのスムーズな導線を伝える

アポ取りの段取りをメールに記載し、スムーズな導線を伝えましょう。

アポ取りをするまでの流れがわかっていれば、相手先企業の負担が減り、商談に進みやすくなる可能性が高まります。

相手先企業の負担や不安を解消することが、アポ取り成功のコツです。

メリットをアピールする

メールの中に、自社との商談が相手先企業に与えるメリットについて明記しておきましょう。

自社の商材のアピールだけでは、メリットが感じられず商談に進まない恐れがあります。

相手先企業に与えるメリットについて明記しておけば、検討材料となり、アポ取りの成功率が上がると考えられます。

期限を設定して返信をもらえるようにする

メールの返信期限を明記して返信がもらいやすい状態を作りましょう。

メールの返信期限を記していない場合、後回しにされてしまい、スムーズにアポ取りができない可能性が出てきます。

返信期限を示すことで、相手先企業が期限までに返答をしてくれるので、円滑に話を進められます。

やりとりが分かりやすいように返信には「Re:」をつける

相手先企業とのやりとりは「Re:」をつけて、どの内容に対する返信なのかがわかるようにしましょう。

毎回新規のメールを作成して返信をしていたら、どのようなやりとりに対する返信なのかがわかりづらく、メールを探す手間が発生します。

互いに認識違いなどのミスが起こらないようにするためにも、複数回のやりとりが発生する場合は「Re:」をつけることがポイントです。

お礼メールを送る

アポ取りが完了したら、必ずお礼のメールを送りましょう。

お礼メールは、企業間の信頼にもつながり、相手先企業に好印象を与えます。

アポ取りできるサービスおすすめ6選

アポ取りが自社で対応できない場合は、アポ取りができるサービスを活用しましょう。

1. AKEY会
2. 株式会社ディグロス
3. 株式会社RASHISA
4. soraプロジェクト（株式会社soraプロジェクト）
5. セイヤク（株式会社ウィルオブワーク）
6. コミットメントα（株式会社コミットメントホールディングス）

以下では、アポ取りができるおすすめサービス6選を紹介しています。

AKEY会

AKEY会は、経営者限定のビジネス交流会で、経営者が人脈を広げて情報交換をする場ですが、参加者にアポが取れるためおすすめのサービスです。

月に40回開催されている交流会は、朝の部・昼の部・夜の部があり、月額29,800円で参加しやすい時間帯に自由に参加できるメリットがあります。

経営者同士で対話してアポ取りができるので、スムーズに話が進み成約につながる可能性が高いため、成功率の高いアポ取りにおすすめです。

＼会員数1,000社突破！全国展開スタート！／

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AKEY会の詳細はこちら

AKEY会の口コミ

株式会社ディグロス

ディグロスは、成果報酬型のテレアポサービスを提供している会社です。

自社に合った最適なプランニングをしたうえで、テレアポを実行・商談・改善して、確度を重視したアポイントメントを獲得していきます。

他にも「AIテレアポ」というAI技術を駆使した、架電から受付通話までのプロセスを自動化するサービスも提供しており、効率的なテレアポを実現しています。

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株式会社RASHISA

株式会社RASHISAは、児童虐待問題の解決に取り組みながら、営業代行事業などを展開する企業です。児童虐待問題という社会課題の解決に取り組みながら、虐待サバイバーの雇用創出を通じて営業代行事業を展開している、独自性の高い企業です。

RASHISAの営業代行事業では、幼少期に困難な経験をした人材が持つ「ホスピタリティ」や「繊細さ」を武器として、適切なコミュニケーションによる確度の高い営業代行を強みとしています。

既存リードへのナーチャリングから新規開拓まで、成果報酬型で提供するインサイドセールス代行に加え、⾃治体営業など特殊なターゲットにも対応した柔軟な架電サービスを展開。RASHISA独⾃のハウスリストと誠実営業の思想を活かし、透明性のある運⽤と確実な商談創出を実現。

プロジェクトごとの専任チームによる定例MTGとトーク記録により、高速な改善サイクルと継続的な成果向上を支援しています。

質の高いコミュニケーションによる営業代行を重視する企業や、新規開拓・自治体営業に課題を抱える企業には、RASHISAの営業代行がおすすめです。

＼「ホスピタリティ」と「繊細さ」が強みの営業代行支援！／

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soraプロジェクト（株式会社soraプロジェクト）

soraプロジェクトは、BtoBのテレアポ代行会社で、代行実績は324万件と豊富な経験とノウハウがあります。

テレアポのプロフェッショナルが独自のデータベースを駆使して、企業の業種・目的に合ったアポ取りを行なっています。

約800万社の情報を取り揃えているため、効果的なアポ取りが可能です。

soraプロジェクトの公式サイトはこちら

セイヤク（株式会社ウィルオブワーク）

セイヤクは、BtoB特化型の営業代行会社で、2,800社を超える豊富な取引実績があります。

多くの企業をサポートしてきた中で培われたノウハウをもとに、優秀なテレアポ専門チームが商材を訴求してアポ取りを成功させます。

豊富な経験と情報を活かして、営業先のリストアップからトークスクリプトの作成まで依頼できるので、テレアポ代行を丸投げしたい企業におすすめです。

コミットメントα（株式会社コミットメントホールディングス）

株式会社コミットメントホールディングスは、BtoBに特化したテレアポ代行サービス「コミットメントα」を運営しています。

専門知識とノウハウを持つコールセンターがテレアポ代行をして、毎月5社限定で、高いニーズのある見込み客のみのアポ取りを徹底して行います。

厳しい規定により成約につながる可能性の低いアポ取りは行わないため、アポ取りだけで終わってしまうというミスマッチを減らせる点がメリットです。

まとめ：上手にアポ取りする方法とコツをおさえて商談を成功させよう

アポ取りの前の事前準備が重要であるため、目的を明確化して、自社のアピールポイントと要点をまとめたトークスクリプトをもとにアポ取りを行ないましょう。

ぜひ当記事を読んで、アポ取りを成功させるコツを抑えて円滑なコミュニケーションをとり、商談を成功させてください。

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